Під час попереднього запису на особистий прийом, з’ясовуються прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), місце проживання громадянина, контактний телефон, електронна пошта, зміст порушеного питання, до яких посадових осіб чи органів державної влади він звертався і яке було прийнято рішення, визначається посадова особа чи орган державної влади, до компетенції яких належить вирішення питання, порушеного заявником, вивчаються документи, інші матеріали, що подаються громадянином для обґрунтування своєї заяви (клопотання), скарги або пропозиції (зауваження).
Електронна пошта чи інший засіб зв’язку із заявником зазначається з метою оперативного інформування громадян про час та дату особистого прийому керівництвом Міндовкілля та керівниками самостійних структурних підрозділів.
Не допускається з’ясування відомостей про особу громадянина, що не стосуються його звернення.
Облік особистого прийому громадян посадовими особами Міндовкілля ведеться у журналі обліку особистого прийому громадян у Міністерстві захисту довкілля та природних ресурсів України (додаток 1) або в системі електронного документообігу.
Громадянину може бути відмовлено в особистому прийомі Міністром захисту довкілля та природних ресурсів України у разі повторного його звернення з того самого питання, яке було вирішено по суті під час особистого прийому Міністром.