Уповноважений структурний підрозділ складає списки громадян, які записалися на особистий прийом громадян до керівництва ДМС, та за наявності подає документи, інші матеріали, додані до звернення під час попереднього запису, для вивчення та опрацювання самостійним структурним підрозділам апарату ДМС відповідно до їх компетенції не пізніше ніж за шість робочих днів до прийому.
Самостійні структурні підрозділи апарату ДМС надають службову записку за підписом їх керівників про результати опрацювання наданих матеріалів за зверненнями громадян, а також за потреби інформацію щодо кандидатури посадової особи цього структурного підрозділу, яка братиме участь в особистому прийомі громадян, до уповноваженого структурного підрозділу не пізніше ніж за один робочий день до прийому.
Не пізніше ніж за два робочих дні до прийому уповноважений структурний підрозділ надає списки громадян, які записалися на особистий прийом громадян, посадовій особі ДМС, яка здійснюватиме особистий прийом.