Під час попереднього запису на особистий прийом громадянин надає таку інформацію: прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання, зміст порушеного питання, до яких посадових осіб чи органів державної влади він звертався і яке було прийнято рішення. Після надання інформації визначається самостійний структурний підрозділ ДМС, до компетенції якого належить вирішення питання, порушеного громадянином, за наявності вивчаються документи, інші матеріали, додані до звернення.