Під час попереднього запису на особистий прийом з’ясовуються: прізвище, ім’я, по батькові (за наявності); місце проживання громадянина; зміст порушеного питання; до яких посадових осіб чи органів державної влади він звертався і яке було прийнято рішення; визначається посадова особа чи орган державної влади, до компетенції яких належить вирішення питання; вивчаються документи, інші матеріали, що подаються громадянином для обґрунтування своєї заяви (клопотання), скарги або пропозиції (зауваження).
Не допускається з’ясування відомостей про особу громадянина, що не стосуються його звернення.