Особистий прийом громадян проводиться від імені Держгірпромнагляду. Прийом починається з пропозиції відвідувачу назвати прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання, а також викласти суть питання, з яким він звертається, та вивчення документів й інших матеріалів, що подаються громадянином для обґрунтування своїх заяв (клопотань), скарг або пропозицій (зауважень).
Не допускається з'ясовувати відомості про особу громадянина, що не стосуються його звернення.