Під час попереднього запису на особистий прийом з’ясовуються прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, зміст порушеного питання, до яких посадових осіб чи органів державної влади він звертався і яке було прийнято рішення, визначається посадова особа чи структурний підрозділ, до компетенції якої (якого) належить вирішення питання, вивчаються документи, інші матеріали, що подаються громадянином для обґрунтування своєї (свого) заяви (клопотання), скарги або пропозиції (зауваження).
У разі відмови громадянина у наданні інформації про себе або представника інтересів громадянина у наданні інформації про особу громадянина та про зміст порушеного питання, за яким можливо визначити наявність функціональних повноважень Казначейства на його розгляд, запис визнається таким, що не відбувся, за ініціативи заявника.
Не допускається з’ясування відомостей про особу громадянина, що не стосуються його звернення.