У разі ведення Журналу повідомлень у паперовій формі він нумерується, прошнуровується та скріплюється печаткою. Журнал повідомлень заборонено виносити з робочого приміщення уповноваженого підрозділу (уповноваженої особи).
Журнал повідомлень зберігається протягом строку зберігання повідомлень і матеріалів щодо їх перевірок, інформація про які занесена до такого журналу.