Повідомлення, які надійшли через регулярні та внутрішні канали повідомлень, реєструються уповноваженим підрозділом (уповноваженою особою) у журналі, наведеному у додатку 2 цього Порядку, що ведеться у паперовій формі, в день отримання такого повідомлення або не пізніше наступного робочого дня.
Повідомлення, які надійшли зовнішніми каналами, вносяться працівниками уповноваженого підрозділу (уповноваженою особою) до Порталу за умови їх відповідності пункту 4 розділу І цього Порядку не пізніше наступного робочого дня з моменту їх виявлення.
Реєстраційний індекс складається з порядкового номера та відмітки, яка містить літери «ЗК», наприклад 1/ЗК.
Вихідні листи за результатами розгляду повідомлень та/або листування з викривачем (у разі необхідності) реєструються у журналі, наведеному у додатку 3 цього Порядку, що ведеться у паперовій формі.
Реєстраційний індекс вихідного документа складається з порядкового номера та реєстраційного індексу вхідного документа, на який надається відповідь, наприклад 1-1/ЗК.