Повідомлення, які надходять до АРМА, приймаються та реєструються службою діловодства АРМА у Системі електронного документообігу АРМА (далі - СЕД) в день їх надходження, а ті, що надійшли у неробочий день та час,- наступного після нього робочого дня, з дотриманням вимог Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55, та в той же день передаються уповноваженій особі АРМА для внесення відповідної інформації до Єдиного порталу повідомлень викривачів.
Реєстрація полягає у створенні запису облікових даних про документ та оформленні реєстраційно-моніторингової картки в електронній формі в СЕД із зазначенням обов’язкових реквізитів, за допомогою яких фіксується факт створення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим внесенням до реєстраційно-моніторингової картки необхідних відомостей.
Під час реєстрації повідомлення в СЕД встановлюється обмеження щодо його перегляду працівниками АРМА, які не залучені до накладення резолюції та подальшого розгляду.
Внесення необхідної інформації до Єдиного порталу повідомлень викривачів уповноваженою на це особою АРМА є початком офіційного процесу роботи з повідомленнями, та здійснюється із забезпеченням їх обліку, який включає кількість повідомлень, стан виконання та результати їх розгляду.