За 6 місяців до початку проведення міжнародного фестивалю засновником визначаються організаційні умови його проведення, в яких передбачаються:
примірна кількість учасників;
розміщення, харчування (дотримання санітарно-гігієнічних умов, обов'язкове триразове харчування із сухим пайком у день від'їзду, медичне страхування);
забезпечення транспортом, послугами перекладача, гіда;
програма перебування (художня, екскурсійна, репетиційна);
технічні характеристики місць проведення виступів (розмір сцени, світлове та звукове обладнання, артистичні кімнати, технічні можливості для репетицій тощо);
фінансові питання;
графік приїзду/від'їзду учасників міжнародного фестивалю.