Збирання персональних даних кандидатів на зайняття вакантних посад, призначення на які здійснюється Держпраці, здійснюється шляхом надання ними відповідних документів, визначених законодавством, зокрема, про державну службу та працю. Такі персональні дані накопичуються в паперовій та електронній формах.