За фактами втрати, пошкодження, знищення чи крадіжки фондових геологічних матеріалів директор Геоінформу України наказом створює комісію, яка готує такі документи:
акт з переліком утрачених ФГМ;
експертний висновок щодо важливості утрачених ФГМ;
пояснення осіб, що причетні до цих подій.
Акт, підписаний усіма членами комісії, затверджує директор Геоінформу України.
Про подію повідомляють до Департаменту геології та використання надр Мінекоресурсів України та до Державного комітету архівів України.
Начальник Управління геологічних робіт Департамента геології та використання надр В.І.Калінін