Планова перевірка наявності ФГМ у сховищах згідно із записами в книзі інвентарного обліку ФГМ проводиться не рідше одного разу в 5 років. Для перевірки створюється спеціальна комісія, результати роботи якої оформляються актом, що затверджує директор Геоінформу України.
Акт передається до Департаменту геології та використання надр Мінекоресурсів України та до Державного комітету архівів України.