Відвідувач, як правило, сам подає цей лист до приймальні Геоінформу України, де він реєструється й передається керівництву для вирішення питання про можливість вивчення ФГМ у читальних залах.
Відвідувач за відповідним каталогом ФГМ або бюлетенями надходжень ФГМ відшукує атрибути потрібних геологічних матеріалів і складає заявку на вивчення ФГМ (додаток 3), яка затверджується керівництвом.