Записи в Журналі обліку, Акті прийняття-передачі, Акті передачі та Акті видачі повинні здійснюватися державною мовою з подальшою автоматизацією процесу їх ведення та складання шляхом використання відповідних функціональних підсистем Єдиної інформаційної системи МВС.
Створені ручним способом записи повинні здійснюватися чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого строку зберігання зазначеного журналу й актів. Не допускаються підчистки і необумовлені виправлення. Помилки в них виправляються коректурним способом, відповідно до якого неправильний текст або цифри закреслюються і над закресленим надписується правильний текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене. Виправлення помилки у відповідному акті повинно бути обумовлено надписом «виправлено» та підтверджено підписами осіб, що його підписали, із зазначенням дати виправлення, а в Журналі обліку - підписом працівника поліції, який уніс відповідний запис до нього, із зазначенням дати виправлення.