Для участі у Конкурсі Учасник має подати до Конкурсної установи комплект конкурсних матеріалів:
лист-клопотання, у якому, зокрема, надається згода передати на безоплатній основі МОН та Конкурсній установі право на розміщення підручників (посібників) в електронному вигляді у pdf-форматі на офіційному вебсайті МОН, вебсайті Конкурсної установи, Національній освітній електронній платформі для безоплатного доступу користувачам мережі Інтернет строком на п’ять років;
копію документа, яким підручнику (посібнику) надано відповідний гриф;
примірник підручника (посібника) на паперовому носії;
електронну версію підручника (посібника), поданого на паперовому носії;
відомості про автора (співавторів) (прізвище, ім’я, по батькові, місце роботи, посада, науковий ступінь (за наявності), вчене звання (за наявності)). У разі подання комплекту конкурсних матеріалів автором (співавторами) подається письмова заява, в якій Учасник гарантує, що виключне майнове право на використання підручника (посібника) не передано іншим особам;
відомості про фізичну особу (у разі подання комплекту конкурсних матеріалів фізичною особою) (прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання, електронна адреса, місце роботи, посада, науковий ступінь (за наявності), вчене звання (за наявності), номери контактних телефонів), яка має виключне майнове право на використання підручника (посібника), а також копію документа, що підтверджує наявність зазначених прав (крім авторів (співавторів));
відомості про юридичну особу (у разі подання комплекту конкурсних матеріалів юридичною особою) (повне найменування, код ЄДРПОУ, місцезнаходження, контактні телефони, електронна адреса, прізвище, ім’я, по батькові керівника), а також копію договору про передання виключного майнового права на використання підручника (посібника).
Обробка персональних даних Учасників здійснюється з дотриманням вимог Закону України «Про захист персональних даних».