Визначення ролі «працівник Держпродспоживслужби» у системі PHIS відбувається на підставі рішення (оформленого наказом) Держпродспоживслужби або її територіального органу про визначення відповідної ролі користувача у системі PHIS. Роль «працівник Держпродспоживслужби» залежно від посадових обов’язків відповідної особи може поділятися на окремі функціональні ролі, визначені Держпродспоживслужбою, у тому числі: «оператор читання», «фітосанітарний інспектор», «адміністратор регіонального рівня», «адміністратор центрального рівня», «реєстратор», «бухгалтер», а також інші функціональні ролі, визначені Держпродспоживслужбою.