Для визначення ролі «уповноважений користувач» у системі PHIS уповноважена особа чи представник фізичної особи — підприємця або юридичної особи подає до територіального органу Держпродспоживслужби звернення у довільній формі. До такого звернення додається документ, яким уповноважено таку особу або представника. Таке звернення повинно містити реєстраційний номер особи, яка доручає представництво її інтересів, наданий відповідно до Порядку реєстрації осіб, які здійснюють господарську діяльність, пов’язану з виробництвом та обігом об’єктів регулювання, затвердженого наказом Міністерства аграрної політики та продовольства України від 27 травня 2024 року № 1640, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 27 червня 2024 року за № 968/42313, та такі відомості про уповноважену особу:
для юридичної особи — найменування і код згідно з ЄДРПОУ та інформацію про представника (представників) юридичної особи, яку уповноважено, із зазначенням власного імені та прізвища (за наявності) такого представника (представників), його (їх) посади, реєстраційного номера облікової картки платника податків або серії (за наявності), номера паспорта, дати видачі документа і уповноваженого суб’єкта, що видав документ (код) (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);
для фізичної особи — підприємця чи фізичної особи — власне ім’я та прізвище (за наявності) та реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності), номер паспорта, дата видачі документа і уповноважений суб’єкт, що видав документ (код) (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);
місцезнаходження юридичної особи або задеклароване/зареєстроване місце проживання (перебування) фізичної особи — підприємця, фізичної особи;
контактний номер телефону та адреса електронної пошти.