Для визначення ролі «зареєстрований користувач» у системі PHIS особа, яка зареєстрована відповідно до статті 27 Закону України «Про карантин рослин», подає до територіального органу Держпродспоживслужби звернення у довільній формі із обов’язковим зазначенням реєстраційного номера, наданого їй Держпродспоживслужбою відповідно до Порядку реєстрації осіб, які здійснюють господарську діяльність, пов’язану з виробництвом та обігом об’єктів регулювання, затвердженого наказом Міністерства аграрної політики та продовольства України від 27 травня 2024 року № 1640, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 27 червня 2024 року за № 968/42313, та для юридичних осіб додатково таку інформацію: власне ім’я та прізвище (за наявності) керівника юридичної особи, його посада, реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності), номер паспорта, дата видачі документа і уповноважений суб’єкт, що видав документ (код) (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті), електронна пошта та контактний номер телефону.