Уповноважена посадова особа територіального органу Держпродспоживслужби або Держпродспоживслужби протягом трьох робочих днів з дня отримання звернення, передбаченого пунктами 6–8 цього Порядку, приймає рішення про визначення відповідної ролі користувача у системі PHIS або про відмову у такому визначенні та повідомляє особі, яка подала звернення невідкладно, але не пізніше дня, наступного за днем його прийняття, технічними засобами електронних комунікацій.
Підставою для прийняття рішення про відмову у визначенні відповідної ролі користувача у системі PHIS є невідповідність умовам, визначеним пунктом 5 цього Порядку. Таке рішення оформляється в письмовій формі із зазначенням підстав для його прийняття, а також способу, порядку і строку оскарження, та може бути оскаржене в адміністративному порядку, передбаченому Законом України «Про адміністративну процедуру», та/або судовому порядку.