Персоніфіковані відомості про особу завіряються підписами керівника та головного бухгалтера (за наявності такої посади у страхувальника або уповноваженого органа) і засвідчуються печаткою (за наявності).
Звіт на паперових носіях формується у двох примірниках. Один примірник звіту з відміткою територіального органу Пенсійного фонду України про його прийняття зберігається у страхувальника або в уповноваженому органі.
Якщо страхувальник або уповноважений орган проводять реєстрацію вихідної кореспонденції, на кожному аркуші зазначається реєстраційний номер відповідно до журналу реєстрації вихідної документації страхувальника або уповноваженого органу. Усі аркуші документів нумеруються та комплектуються відповідальною особою страхувальника або уповноваженого органу.