Начальники планових, наскрізних і зустрічних варт записують прийнятих осіб, узятих під варту та/або засуджених до позбавлення волі, згідно з довідками-витягами з їх особових справ до дорожнього журналу для планового, наскрізного і зустрічного конвоювання, а особливих - до дорожнього листа для виконання завдань особливою вартою.