Про прийняття осіб, узятих під варту та/або засуджених до позбавлення волі, в установі виконання покарань (слідчому ізоляторі) начальник варти або його помічник розписуються в попутному списку на засуджених (осіб, які тримаються під вартою), що переміщаються під вартою (конвоюються), форму якого визначено законодавством, а на пункті обміну - у дорожньому журналі варти (конвою), яка їх здає, та завіряється із застосуванням мастикового штампу.