Приймання осіб, узятих під варту та/або засуджених до позбавлення волі, для конвоювання здійснює особисто начальник варти (військового наряду), а в разі якщо треба приймати їх одночасно в кількох місцях позбавлення волі,- і його помічник.
Підставою для приймання є:
заявка на конвоювання;
особова справа, запечатана в пакеті з доданою до неї довідкою-витягом з особової справи засудженого (особи, яка тримається під вартою), за встановленою законодавством формою.
Крім того, на кожну особу або групу осіб, які направляються до одного пункту призначення (крім тих, які направляються до судової установи), орган-відправник готуює попутні списки на осіб, узятих під варту та/або засуджених до позбавлення волі, які переміщаються під вартою (конвоюються), а також продовольчі та санітарні атестати.
Усі документи на осіб, узятих під варту та/або засуджених до позбавлення волі, оформляються установою, що відправляє, і скріплюються гербовою печаткою. Унесені виправлення обумовлюються та завіряються. Розпечатувати особові справи й документи на осіб, узятих під варту та/або засуджених до позбавлення волі, заборонено.
Довідка-витяг з особової справи на кожну особу має бути заповнена розбірливо та без скорочень. До неї додається фотокартка особи, узятої під варту та/або засудженої до позбавлення волі. На довідках-витягах з особових справ осіб, узятих під варту та/або засуджених до позбавлення волі, які потребують посиленої уваги, з лівого верхнього кутка до правого нижнього кутка наноситься червона смуга, а в довідках-витягах з особових справ інших осіб, узятих під варту та/або засуджених до позбавлення волі, зазначається: «Схильний(а) до втечі (нападу, непокори)», «Підлягає ізольованому триманню від ...» (зазначається, від кого саме), «Не приймає їжі», «Хворий(а) на психічні розлади», «Хворий(а) на туберкульоз», «Вагітна» (зазначається строк), «Направити через …» (зазначається найменування установи виконання покарань (слідчий ізолятор). Довідка-витяг до особової справи та фотокартки мають засвідчуватись печаткою органу-відправника.