Заявки на конвоювання надсилаються органом-відправником та судом до військових частин Національної гвардії України, а саме:
за 5 діб до початку конвоювання особливими, наскрізними вартами, але з урахуванням часу відправлення варт та за 15 діб - ешелонними вартами;
за 5 діб до початку судового засідання у кримінальних провадженнях щодо особливо тяжких злочинів або злочинів, які можуть викликати значний громадський інтерес;
за добу до початку процесу (засідання) в суді або конвоювання за плановими залізничними та автомобільними маршрутами.
У разі перенесення судового засідання заявка на конвоювання може бути подана через начальника варти.