Закріплення транспортних засобів за працівниками ЗДУ здійснюється на підставі наказу ЗДУ.
В наказі ЗДУ про закріплення транспортних засобів за працівниками зазначається необхідність дотримання ними належного зовнішнього та відповідного стану салону службового транспортного засобу.
На підставі наказу про закріплення транспортного засобу з працівником ЗДУ, за яким закріплено транспортний засіб, в обов’язковому порядку підписується Акт приймання-передачі транспортного засобу (додаток 9) з додаванням фотоматеріалів.
Акт приймання-передачі транспортного засобу також складається у разі завершення працівником ЗДУ довготермінового відрядження або закріплення транспортного засобу за іншим працівником.