Щомісяця, у визначений ЗДУ термін особа/особи, за якою/якими закріплено службовий транспортний засіб, на підставі документів про придбання (заправку) пального подає Відповідальній особі Звіт про використання пального/електроенергії за відповідний період (додаток 10). Відповідальна особа перевіряє показник одометра, кількість витраченого пального та кількість пройдених кілометрів. Різниця між пробігом транспортного засобу за одометром за місяць та кількістю пройдених кілометрів у службових цілях вважається пробігом у приватних цілях.
Працівники, за якими закріплені службові транспортні засоби, відшкодовують пробіг службового транспортного засобу у приватних цілях відповідно з розрахунку витрат на пальне, поточне утримання і ремонт, страхування, проїзд платними автошляхами, паркування тощо.