Службові відрядження з використанням службових транспортних засобів ЗДУ здійснюються на підставі наказу ЗДУ та розрахунку потреби у коштах (на оплату пального, проїзду платними дорогами, готелю, паркування тощо) для його здійснення.
Використання службового транспортного засобу ЗДУ для службового відрядження в Україну або у треті держави, окрім держав акредитації, здійснюється виключно за письмовим дозволом МЗС.
Використання службового транспортного засобу ЗДУ для службового відрядження до держав акредитації або зони відповідальності ЗДУ не потребують погодження з МЗС. У разі здійснення такого відрядження ЗДУ повідомляє МЗС про виїзд транспортного засобу та дати його відрядження. Витрати на такі відрядження здійснюються в межах кошторисних призначень та відповідного фінансування на підставі наказу ЗДУ та розрахунку потреби у коштах (на оплату пального, проїзду платними дорогами, готелю, паркування тощо) для його здійснення.
Після закінчення службового відрядження працівник складає звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, з долученням до нього оригіналів усіх первинних документів.
Витрати, пов’язані із службовим відрядженням, здійснюються за рахунок та у межах кошторису ЗДУ.