Відповідальною особою забезпечується ведення Експлуатаційної картки транспортного засобу (додаток 3), до якої вносяться дані про всі види робіт з поточного і капітального ремонтів, ТО, придбання запчастин, облік автомобільних шин, акумуляторних батарей.
Спеціаліст з фінансових питань надає Відповідальній особі первісну та залишкову вартість по кожному транспортному засобу, копії сплачених рахунків по утриманню транспортних засобів за звітний період, а також курс національної валюти до долара США на кінець кожного звітного місяця.