ЗДУ подають до відповідного структурного підрозділу апарату МЗС Зведений звіт по транспортним засобам станом на відповідний період (додаток 1) двічі на рік, за шість місяців поточного року та за попередній бюджетний рік у строк до 20 числа місяця наступного за звітним періодом.
Такий звіт готується Відповідальною особою на підставі Зведених звітів про використання пального за відповідний період (додаток 2) (далі - Зведений звіт) та Експлуатаційних карток транспортних засобів (додаток 3). Співробітник, що забезпечує фінансову діяльність установи, погоджує відповідність внесених Відповідальною особою показників.