Виявлені під час отримання матеріальних цінностей кількісні та/або якісні розбіжності з даними документів постачальників оформлюються актом про приймання матеріалів. Акт складається у двох примірниках комісією, створеною наказом командира військової частини, з обов’язковою участю матеріально відповідальної особи, другий примірник якого надсилається разом із претензійним листом постачальнику.