Для складання річної заявки на ПММ служби ЗПММ військових частин з урахуванням поданих матеріалів формують розрахункову потребу в ПММ, а на підставі аналізу даних про фактичну витрату ПММ і використання моторесурсів за попередні роки та оцінки можливостей економії ПММ визначають необхідну оптимальну потребу ПММ для витрати.
Річна потреба в оливах, мастилах і технічних рідинах визначається на підставі технічних регламентів (іншої технічної документації) з експлуатації та ремонту військової і спеціальної техніки, обладнання та устаткування з урахуванням середньорічного напрацювання ресурсу.
Під час розрахунків потреби військової частини в оливах, мастилах і технічних рідинах ураховуються:
потреба для проведення відповідного технічного обслуговування чи ремонту;
потреба для поповнення експлуатаційних утрат.
До експлуатаційних утрат належать витрати моторних олив, охолоджуючих рідин і гальмівних рідин на доливання у відповідні системи під час експлуатації в межах норм, визначених технічною документацією на експлуатацію транспортного (спеціального) засобу, агрегату, установки.
У річних заявках на ПММ ураховуються встановлені норми запасів поточного забезпечення і можливості розміщення цих запасів.
До річної заявки додається пояснювальна записка, у якій обґрунтовуються прийняті під час її складання річні норми експлуатації військової техніки (моторесурсів), відсоткові надбавки до експлуатаційних норм витрати ПММ та інші показники.