Річні розрахунки і заявки на ПММ складають на підставі:
даних щодо кількості штатної наявної військової техніки за видами, типами, групами експлуатації і марками машин;
річних норм експлуатації військової техніки (моторесурсів);
відомостей визначення щомісячної мінімальної потреби в ПММ для забезпечення заходів життєдіяльності;
планів накопичення запасів;
розрахунків потреби в ПММ для заправки, обкатки і випробування військової техніки непорушного запасу відповідно до встановлених норм;
розрахунків-заявок начальників інших служб військової частини на ПММ для виробничо-технічних, комунально-побутових та інших потреб;
норм витрати і таблиць застосування ПММ на військовій техніці;
даних щодо фактичних витрат, наявності ПММ і використання моторесурсів за видами військової техніки.
Крім того, для складання розрахунків і заявок на ПММ у військових частинах ураховуються:
попередні розрахунки до планів бойової підготовки на рік, що планується;
плани ремонту військової техніки;
плани будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт;
річні норми нальоту годин на льотчика (екіпаж).
Під час складання річних заявок на ПММ ураховуються також заявки військових частин за попередній рік.