Річна заявка на пально-мастильні матеріали та спеціальні рідини (додаток 3) подається у визначені терміни.
Додаткові форми і розгорнутий перелік питань, які підлягають відображенню в пояснювальній записці до річної заявки, можуть визначатися службою ЗПММ головного органу військового управління НГУ.
Детальні розрахунки, на підставі яких складають заявки військових частин, зберігаються у справі служби ЗПММ згідно з номенклатурою за відповідний рік.