Авторам відповідних наукових робіт галузева конкурсна комісія надсилає запрошення (у тому числі на електронну пошту автора) для участі у підсумковій науково-практичній конференції (не пізніше ніж за два тижні до дати її проведення) для наукової доповіді та захисту роботи.
Якщо претендент на нагородження не має можливості приїхати для участі у підсумковій науково-практичній конференції, допускається його участь з використанням телекомунікаційних засобів у режимі відеоконференції.
За рішенням галузевої конкурсної комісії підсумкова науково-практична конференція також може бути проведена у режимі відеоконференції.