Керівник, тренер, тренер-керівник команди є відповідальними за наявність у кожного з учасників Всеукраїнських відкритих заходів форми первинної облікової документації № 079/о «Медична довідка на дитину, яка від’їжджає в дитячий заклад оздоровлення та відпочинку», затвердженої наказом Міністерства охорони здоров’я України від 29 травня 2013 року № 435, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17 червня 2013 року за № 990/23522.