Для участі в І-IV етапах Всеукраїнських відкритих заходів керівник, тренер, тренер-керівник команди подають до суддівської колегії або журі такі документи:
наказ про відрядження (направлення) команди;
заявка про участь у Всеукраїнському відкритому заході (відповідно до вимог пункту 3 розділу ІІІ цього Положення) з відміткою лікаря про допуск учасників, завірена підписом керівника організації, що відряджає;
свідоцтва про народження (документи, що посвідчують особу), або учнівські (студентські) квитки учасників, або інший офіційний документ, який дає змогу визначити вік учасника;
кваліфікаційні книжки спортсменів (за наявності).