Для участі в І-IV етапах Всеукраїнських організаційно-масових заходів керівник, тренер, тренер-керівник команди або інші законні представники подають до головної суддівської колегії або журі такі документи:
наказ про відрядження (направлення) команди;
заявку про участь у відповідному етапі Всеукраїнських організаційно-масових заходів;
медичну довідку на кожного учасника (форма первинної облікової документації № 079/о «Медична довідка на дитину, яка від’їжджає в дитячий заклад оздоровлення та відпочинку», затверджена наказом Міністерства охорони здоров’я України від 29 травня 2013 року № 435, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17 червня 2013 року за № 990/23522);
свідоцтва про народження (документи, що посвідчують особу) або учнівські (студентські) квитки учасників;
кваліфікаційні книжки спортсменів (за наявності).