Подання про нагородження відомчими відзнаками вноситься на ім’я Голови Державіаслужби України керівниками структурних підрозділів, де працює особа.
До подання на нагородження Подякою та Почесною грамотою надається характеристика на особу із зазначенням конкретних заслуг, що стали підставою для порушення клопотання.
Для представлення на нагородження нагрудним знаком до подання додається нагородний лист для представлення на нагородження нагрудним знаком «Знак Пошани» (додаток 9), у якому зазначаються трудові досягнення та конкретні заслуги особи, що стали підставою для порушення клопотання.