Подання про відзначення Нагрудним знаком має містити інформацію про багаторічну бездоганну працю, високий професіоналізм, вагомий особистий внесок та заслуги працівника, що стали підставою для подання. До подання додається біографічна довідка за формою, установленою постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року № 731 «Про затвердження Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади».