З метою зняття з обліку документів Національного архівного фонду, причини відсутності яких документально підтверджено, архівними установами на розгляд Центральної комісії подаються належним чином оформлені такі документи:
акт про невиявлення документів, причини відсутності яких документально підтверджено (у двох примірниках);
засвідчені копії документів, що підтверджують причини відсутності справи відповідно до пункту 5.7 глави 5 розділу V Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 08 квітня 2013 року № 656/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 року за № 584/23116 (далі - Правила).
З метою зняття з обліку документів Національного архівного фонду, причини відсутності яких не встановлено після завершення строку розшуку документів, архівними установами на розгляд Центральної комісії відповідно до пункту 5.8 глави 5 розділу V Правил подаються належним чином оформлені такі документи:
акт про невиявлення документів, шляхи розшуку яких вичерпано (у двох примірниках);
довідка про проведення розшуку запропонованих до зняття з розшуку і обліку документів, в якій детально і ґрунтовно описується перебіг розшуку документів та остаточні його результати, а також зазначається можливість та ступінь можливого відтворення змісту документів;
останній акт перевіряння наявності і стану документів.
Центральна комісія в разі потреби може прийняти рішення щодо витребування в архівних установ завірених копій попередніх актів перевіряння наявності і стану документів та копій дотичних документів (інших актів, аркушів із облікових документів архіву, які підтверджують відсутність документів, що пропонується зняти з обліку).