Стан устаткування цеху протягом зміни експлуатаційний і черговий персонал повинен фіксувати в журналах приймання й передачі змін, а також у вахтових журналах машиністів вантажопідйомних машин.
У журналах мають бути зафіксовані:
результати оглядів закріпленого устаткування відповідно до затвердженого графіка;
стан устаткування протягом зміни, дефекти і несправності, що порушують його працездатність або безпеку умов праці;
заходи, здійснені для усунення дефектів і несправностей;
випадки порушення правил технічної експлуатації устаткування.
Дані журналів використовуються для визначення обсягу й переліку робіт з усунення несправностей у цій зміні, а також при найближчий зупинці устаткування на плановий ремонт.