Матеріали семінару, науково-практичної конференції із затвердженим планом (програмою) їх проведення та переліком запрошених осіб (із зазначенням посад) надаються учасникам заходу в паперовій чи електронній формі не пізніше ніж за п'ять днів до дати їх проведення для підготовки до участі в заході.