Продовольство, техніка та майно, одержані представником військової частини в іншій військовій частині, від суб’єктів господарювання різних форм власності або доставлені до військової частини представником іншої військової частини, здаються у військовій частині начальнику продовольчого складу військової частини на підставі супровідних (перевізних) документів (наряду, накладної (вимоги), документів, які підтверджують якість продовольства, тощо). При цьому продовольство перевіряється шляхом зважування або перерахування поштучно, у тому числі продовольство в мішках, розфасоване стандартними вагами. Техніка продовольчої служби перевіряється на наявність експлуатаційної документації, правильність її оформлення, технічний стан і укомплектованість. Тварини, доставлені до військової частини, оглядаються фахівцем ветеринарної медицини військової частини, який після визначення фізіологічного стану і вгодованості, вивчення супровідних ветеринарних документів установлює порядок їх подальшого утримання.
У разі виявлення невідповідності якості або найменування продовольства, техніки та майна даним супровідних документів, нестачі ваги або місць, псування, пошкодження вантажів, тари й упаковки наказом командира військової частини призначається комісія і в той самий день складається акт приймання, який є підставою для оприбуткування продовольства, техніки та майна, що надійшли до військової частини на позабалансовий рахунок 02 «Активи на відповідальному зберіганні», до прийняття рішення відповідно до норм бюджетного законодавства.
Командир військової частини цього самого дня затверджує акт приймання, призначає службове розслідування та приймає відповідне рішення. У тих випадках, коли виявлено нестачу продовольства, техніки та майна, доставлених до військової частини представником іншої військової частини, за рішенням командира військової частини, представник якої доставляв продовольство, техніку та майно, призначається службове розслідування причин нестачі продовольства, техніки та майна.
У разі нестачі або невідповідності якісного стану техніки та майна командир військової частини повідомляє про це відповідну службу забезпечення для прийняття рішення.
Нестачі, що не перевищують норм природних утрат і норм розходжень у показниках ваги, списуються з обліку за актом приймання, затвердженим командиром військової частини.
Якщо при прийманні вантажу від перевізника виявлено нестачу, яка після відрахування від неї природних утрат перевищує допустиме розходження в показниках ваги, за фактом нестачі складається комерційний акт і одержувач вантажу пред’являє претензії відправнику вантажу або перевізнику (залежно від того, з чиєї вини сталася нестача) відповідно до чинного законодавства.