Техніка та майно, що мають заводські паспорти (інструкції з експлуатації та використання), видаються в користування разом з цими паспортами (інструкціями з експлуатації та використання), про що робиться відмітка в накладній на видачу майна зі складу. У паспорті (інструкції з експлуатації та використання) робляться відмітки про дату введення обладнання в експлуатацію, переміщення між підрозділами, види та обсяги ремонтних робіт з підписом та печаткою виконавця робіт. Паспорти (інструкції з експлуатації та використання) зберігаються в підрозділах, де вони експлуатуються (зберігаються), до завершення експлуатації обладнання, після чого подаються разом з матеріалами на його списання.