Військовослужбовці, які прибули до військової частини, зараховуються на продовольче забезпечення наказом командира військової частини.
Підставами для видання наказу про зарахування на продовольче забезпечення є атестат на продовольство, а також припис або посвідчення про відрядження, відпускний квиток військовослужбовця.
Атестат на продовольство є документом, який посвідчує, до якого числа і за якими нормами військовослужбовець або військова команда (підрозділ) забезпечені харчуванням (грошовою компенсацією замість норми харчування, загальновійськовим набором сухих продуктів). Документом, який підтверджує факт виписки атестата на продовольство, є корінець атестата на продовольство, що зберігається у продовольчій службі військової частини, з якої був виписаний (додаток № 5). При видачі атестата на групу військовослужбовців до атестата додається список, який підписується заступником командира військової частини з тилу та начальником продовольчої служби і засвідчується печаткою військової частини. Кількість військовослужбовців зазначається в атестаті словами.
Атестат на продовольство дає право військовослужбовцю, військовій команді (підрозділу) на отримання харчування, або грошової компенсації замість норми харчування, або загальновійськового набору сухих продуктів, як на новому місці служби військовослужбовця, так і під час перебування в службовому відрядженні, відпустці та на стаціонарному лікуванні в закладах охорони здоров’я Міністерства внутрішніх справ України.
Військовослужбовцям офіцерського складу, військовослужбовцям рядового, сержантського та старшинського складу, які проходять службу за контрактом, що прибули до закладів охорони здоров’я Міністерства внутрішніх справ України за путівками, оплаченими повністю або частково, атестат на продовольство не надається.
У разі втрати атестата на продовольство військовослужбовці зараховуються на продовольче забезпечення наказом командира військової частини на підставі їх рапорту, у якому вказуються причина відсутності атестата, до якого числа і за якими нормами харчування вони були забезпечені продовольством (грошовою компенсацією, загальновійськовим набором сухих продуктів), та акта, який складається комісією, призначеною командиром військової частини, з обов’язковою участю представника штабу військової частини, у двох примірниках. Складений акт затверджується командиром військової частини та скріплюється гербовою печаткою.
Одночасно перший примірник акта із запитом на дублікат атестата надсилається до військової частини, яка видала атестат на продовольство.
Військова частина, яка отримала запит та перший примірник акта, протягом доби з дня отримання запиту відправляє дублікат атестата на продовольство. У разі відсутності акта дублікат атестата на продовольство не видається. У разі встановлення факту зловживання атестатом на продовольство (приховування атестата, його знищення тощо), невідповідності даних рапорту військовослужбовця і даних дубліката атестата на продовольство, виявлених фактів перевитрати норм харчування командиром військової частини призначається розслідування.
Військовослужбовці НГУ та працівники авіації НГУ (далі – військовослужбовці та інші категорії), які вперше набули право на продовольче забезпечення за рахунок держави згідно з нормами харчування, затвердженими постановою Кабінету Міністрів України від 29 березня 2002 року № 426 «Про норми харчування військовослужбовців Збройних Сил, інших військових формувань та осіб рядового, начальницького складу органів і підрозділів цивільного захисту та Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації» (далі – постанова Кабінету Міністрів України від 29 березня 2002 року № 426), зараховуються на продовольче забезпечення наказом командира військової частини без атестата.
Без атестата на продовольство зараховуються також військовослужбовці та інші категорії, які мають право на одержання харчування за рахунок держави, доставлені до закладів охорони здоров’я Міністерства внутрішніх справ України внаслідок захворювань (травми, отруєння, інфекційні хвороби тощо).
У цих випадках заклад охорони здоров’я Міністерства внутрішніх справ України витребовує атестат на продовольство з відповідної військової частини, а остання протягом доби надсилає його до закладу охорони здоров’я Міністерства внутрішніх справ України.