Для забезпечення повноти інформації щодо наявності, втрати, нестачі, переміщення, якісного (технічного) стану продовольства, майна та техніки в підрозділі з продовольчого забезпечення матеріально відповідальні особи ведуть облік наявності продовольства, техніки та майна в кількісному та якісному стані у книгах обліку та/або картках складського обліку.
Обліку підлягає все продовольство, техніка та майно незалежно від призначення та джерел надходження. Облік має бути своєчасним, достовірним і точним. Звірка даних бухгалтерського обліку з обліковими даними складського (аналітичного) обліку проводиться щокварталу.
Продовольство, техніка та майно обліковуються окремо від запасів поточного забезпечення.