Для кожного органу (підрозділу) Держприкордонслужби в службах пожежної безпеки заводиться окрема справа, в якій зберігаються:
загальні відомості щодо протипожежного захисту об’єктів органу Держприкордонслужби;
акти перевірок органу Держприкордонслужби;
копії матеріалів про виявлення порушень вимог пожежної безпеки, які створюють безпосередню загрозу виникнення пожежі та/або життю та здоров’ю людей на об’єктах Держприкордонслужби, направлені до територіального підрозділу ДСНС;
копії актів приймання в експлуатацію систем протипожежного захисту (у тому числі після капітального ремонту);
копії наказів начальника органу Держприкордонслужби з питань забезпечення пожежної безпеки;
матеріали листування;
копії договорів оренди;
інші матеріали, що стосуються забезпечення пожежної безпеки.