Постійно діюча конкурсна комісія під час проведення конкурсу працює у формі засідань. Постійно діюча конкурсна комісія має право затверджувати графік засідань.
Секретар постійно діючої конкурсної комісії за дорученням голови постійно діючої конкурсної комісії зобов’язаний повідомити всіх членів постійно діючої конкурсної комісії, незалежних експертів, радників, запрошених осіб про заплановане засідання та порядок денний не пізніше ніж за три робочі дні до дати засідання.
У разі, коли повідомлення у зазначений строк є неможливим з об’єктивних причин, а також у разі визнання засідання таким, що не відбулося та призначення нової дати засідання у випадку, передбаченому абзацом другим пункту 9 цього розділу, повідомлення про заплановане засідання та порядок денний здійснюється не пізніше ніж за один робочий день до дати проведення засідання.
Повідомлення про заплановане засідання постійно діючої конкурсної комісії за підписом голови постійно діючої конкурсної комісії надсилаються членам постійно діючої конкурсної комісії, радникам, незалежним експертам, запрошеним особам електронною поштою (скановані та збережені у форматі PDF). Член постійно діючої конкурсної комісії, незалежний експерт, радник, запрошена особа вважається повідомленими про заплановане засідання у разі надсилання повідомлення на електронну адресу, яку було надано постійно діючій конкурсній комісії.
Повідомлення повинно містити такі дані:
повне найменування об’єкта концесії та проєкту концесії;
дату, час та місце (із зазначенням номера кімнати або зали) проведення засідання постійно діючої конкурсної комісії. Члени постійно діючої конкурсної комісії можуть брати участь у засіданні шляхом відеоконференції (окрім випадків, визначених постійно діючою конкурсною комісією), про що робиться відповідний запис у протоколі засідання постійно діючої конкурсної комісії;
перелік питань, що виносяться на голосування (порядок денний засідання постійно діючої конкурсної комісії);
порядок ознайомлення членів постійно діючої конкурсної комісії, незалежних експертів, радників, запрошених осіб з документами.