Книга реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції пронумеровується, прошивається та скріплюється печаткою концесієдавця.
Ведення та схоронність конкурсної справи для кожного конкурсу забезпечують голова та секретар постійно діючої конкурсної комісії. Зберігання конкурсних справ забезпечує концесієдавець.
Після закінчення конкурсу конкурсна справа за описом передається до архіву концесієдавця не пізніше, ніж через три місяці з дати оприлюднення протоколу про результати оцінювання конкурсних пропозицій.